Де провести конференцію у Львові

Підготовка конференції чи наукового симпозіуму – це виклик для організатора. Такі заходи часто присвячені вченим, практикам і людям, зацікавленим в обраній галузі науки. Тому вони відрізняються своїм престижем і офіційним характером. Ми порадимо, як організувати корпоративний захід, конференцію, семінар, презентацію та інші події, щоб уникнути поширених помилок.

Під час конференції вчені чи спікери представляють результати своїх досліджень і діляться знаннями з конкретного наукового відділу. Тому це прекрасна можливість для учасників подискутувати на цікаві для них теми та розширити свій кругозір. Складна структура такої зустрічі вимагає від організатора подбати про багато елементів – враховуючи навіть незначні.

Що таке презентація та як її провести ?

Презентації – події для освітлення певної інформації. Її візуальну складову часто подають, використовуючи продукт Microsoft. Презентації повинні бути елементом, який привертає увагу слухача. Якщо спікер підкріпить свій виступ медіаматеріалами, то зможе виступити більш вдало. Для того, щоб презентація пройшла успішно, дуже важливо правильно підібрати місце для її проведення.

При виборі варто звернути увагу на зовнішній вигляд і тип місця, куди ви запрошуєте гостей, адже це свідчить про ваш смак та визначає престижність події. Переконайтеся, що до конференц-залу буде зручно дістатися тим, хто приїде автомобілем, а також тим, хто користується громадським транспортом. Дізнайтеся, чи поруч є достатня кількість паркувальних місць.

Важливо, щоб місце для проведення вашого заходу було універсальним. Тобто можна було би змінювати планування кімнати: розташування стільців, екрана, звукової системи. Завдяки цьому навіть у випадку конференції, під час якої проводяться паралельні дискусійні панелі, ви зможете адаптувати простір під свої потреби без додаткових витрат. Хороший вибір – це конференц-зал, який має новітнє аудіовізуальне обладнання та надає сучасні мультимедійні послуги.

Розмірковуючи над тим, як організувати семінар, завжди пам’ятайте, що комфорт гостей – у пріоритеті. На нього може вплинути:

• доступ до денного світла з можливістю тотального затемнення кімнат;
• зручні крісла, які підходять до форми тіла та не перешкоджають диханню;
• місце для відпочинку під час перерви на зустрічі, де можна скористатися безкоштовним бездротовим доступом до інтернету та перевірити електронну пошту на своєму ноутбуці.

Де провести тренінг у Львові

Поблизу міста розташований Ramada Lviv, який має сучасні конференц-зали. Вони повністю відповідають критеріям, які ми навели вище. Там можна успішно провести різноманітні події – як ділові, так і корпоративні заходи. Це може бути:

• семінар;
• презентація;
• конференція;
• конгрес;
• ділові перемовини;
• показ або виставка;
• корпоративна вечірка тощо.

Ви отримаєте комплексні рішення для організації різних бізнес-подій, які відповідатимуть сучасним європейським тенденціям. Проведіть будь-який захід, залучивши потрібну кількість учасників. Готель Ramada Lviv запропонує вам для цього декілька локацій, загальна місткість яких – 600 осіб: 

• 30 гостей: ComfortNeo
• 60 гостей: Optima
• 70 гостей: NetHall
• 180 гостей: Absolute
• 250 гостей: RamadaHall

Незалежно від того, який масштаб буде у вашої зустрічі, команда Ramada Lviv подбає про те, щоб провести її в найкращих умовах. Конференц-зали із комфортом приймуть гостей, а працівники закладу допоможуть створити позитивний імідж для вашої організації. 

Семінар від ідеї до старту

На початку підготовки слід пам’ятати про кілька основних речей. Організатор семінару не може діяти поодинці. Тому він повинен зібрати команду, а потім призначити йому конкретні завдання – і контролювати їхнє виконання. Наступні пункти організації – це продумана концепція події, підготовка кошторису та сценарію конференції, а також вибір правильного місця. 

Як організувати семінар покроково?

Ефективна організація будь-якої події полягає у простих шести кроках, які приведуть вас до мети – задоволених гостей, які з вдячністю запам’ятають вашу подію. Передусім слід завчасно спланувати свою подію. Бажано зробити це за три місяці або навіть раніше, завдяки чому ви зможете виконати наступні поради.

1. Зберіть команду

Розподіліть конкретні завдання (концепція, бюджет, сценарій, місце та харчування), за які будуть відповідати окремі члени команди та вести їх від початку до кінця. Ці люди зобов’язані знайти відповідних субпідрядників, наприклад, підприємства громадського харчування чи технічну команду. Як особа, яка контролює весь проект, вам варто організовувати спільну зустріч раз на тиждень, під час якої ви зможете отримати інформацію про прогрес.

2. Подумайте над концепцією

Концепція заходу залежить від його теми. Наукова або ділова конференція має різну специфіку. Це залежить від типу зустрічі його тону – офіційного, грайливого, сімейного чи доброзичливого. Тож якщо не знаєте, як провести інтернет конференцію, першочергово визначте її мету та побудуйте навколо неї стратегію. Надзвичайно важливо спочатку оцінити кількість гостей, а також тимчасово спланувати захід – встановити дату проведення конференції та її приблизну тривалість.

3. Розплануйте бюджет

У бюджет не буде входити лише оренда конференц-залів або харчування. Оцінка витрат починається на етапі розробки запрошень і закінчується випуском матеріалів конференції чи іншого заходу. Не забудьте додати подарунки для учасників, можливе розміщення для гостей або транспорт – як до місця події так і від нього.

Ви відповідаєте за те, щоб весь вміст конференції був зрозумілим для усіх учасників. Можливо, буде потрібно найняти перекладача та підготувати матеріали мовою, яка підходить для гостей.

4. Підготуйте сценарій

Необхідно поетапно планувати хід подій, щоб при поєднанні задач виконувалося повноцінне завдання. Дуже важливо провести репетицію події, щоб спочатку оцінити її час і встановити графік, враховуючи перерви (кава та обід). Проведення тесту дозволить вловити будь-які помилки та запобігти непередбаченим ситуаціям.

5. Виберіть місце

Щоб вибрати правильне місце, потрібно пройти вказані вище кроки: встановити бюджет і кількість людей, які повинні будуть поміститися у конференц-залі. Перш ніж підписувати договір, не забудьте провести детальну співбесіду з менеджером або власником приміщення.

Дізнайтеся, чи потрібно додатково оплачувати користування технічними засобами та обслуговування номерів. Можливо, вони вже включені в ціну оренди. Перевірте, яке обладнання є в приміщенні та чи воно буде доступне у вашому розпорядженні. Якщо чогось не вистачає (наприклад, мікрофони, проектор, екрани, колонки), ви повинні подбати про них самостійно або найняти відповідну компанію, яка забезпечить необхідне оснащення.

Не знаєте, де провести конференцію у Львові? Організація події у цьому місті може стати проблемою через величезну кількість подібних проектів – саме тому варто вибрати справді неординарне місце та виділитися з натовпу. Район навколо Львова сприятливий для такого типу рішення. Наприклад, до готелю Ramada Lviv легко доїхати, він має зручне розташування ще й тому, що це далеко від метушні міста.

Варто вибрати його для проведення насамперед завдяки престижу, оригінальному інтер’єру, чудовій кухні та відмінному обслуговуванню. Ramada Lviv належить до міжнародної мережі готелів, яка відома своїм висококласним сервісом. У такому місці ваші гості почуватимуть себе дуже комфортно – і зможуть лишитися відпочити в номері після того, як подія буде завершена.

6. Подбайте про харчування своїх гостей

Організація заходів зазвичай пов’язана з вибором якоїсь форми громадського харчування. Перед тим, як провести наукову конференцію чи іншу подію, варто подбати про це. Графік кожного тренінгу чи семінару включає перерву на каву. Під час неї потрібно буде забезпечити гостей гарячими напоями та закусками. Часто передбачається також обідня перерва, де подають уже повноцінні страви.

Якщо місце, де буде проходити конференція, не має можливості надати харчування, слід вибрати відповідну організацію та забезпечити учасникам потрібні умови. Особливу увагу слід приділити наявності в меню вегетаріанських страв, щоб не образити когось із запрошених вами гостей. Готель Ramada Lviv має власний ресторан, а також надає послуги кейтерингу. Це дуже зручно, адже ви можете легко організувати проведення самої події, а також проживання та харчування гостей в одному місці.

Якщо ви будете дотримуватися наших рекомендацій, то зможете успішно організувати конференцію та будь-який інший захід. Тоді завдяки вашим старанням гості будуть почувати себе особливими у обраному вами місці – і залишатимуть його з усмішкою та бажанням повернутися.